婚禮專業|在活動中心辦婚宴的真實心得與建議,這篇必看!

承接上篇「婚禮專業|在活動中心辦婚宴!一定要知道的五件事」,本篇文章要來分享我在活動中心辦婚宴的超真實心得!

上篇提出的五個需要考量的問題如下:

  1. 容納桌數
  2. 場地格局與便利設施
  3. 交通與停車
  4. 音響與投影、燈光設備
  5. 新娘休息室

那麼,我又遇上什麼問題呢?

 

 容納桌數分享

首先以「容納桌數」來看,當初和活動中心人員洽談時,對方提到龍山社區活動中心約可容納 50 ~ 60 桌(視圓桌尺寸而定, 4 尺半桌 可擺 60 桌、 5 尺桌可擺 50 桌)。

但實際舉辦婚宴後,我建議5尺桌的桌數控制在最多 45 桌以內為佳(若能 40 桌以內更好)。

如同我前文提到的,可容納桌數最好比預估桌數多 7 桌以上,如此才能換取更多空間走動與置物(有請婚攝與婚錄的話,場地空間寧願略大,也不要太滿)。

此外,活動中心的新娘休息室 = 置物空間,若新娘休息室過小時,婚宴場地就要大一點,至少還有地方擺放二進道具與佈置造景。

我強烈建議不要選太小的活動中心,除非有把握桌數真的很少。

活動中心場地方正,但天花板無挑高,桌數若太多過於擁擠,較易有壓迫感。

 

 

 婚宴超真實心得

龍山社區活動中心標榜 5 尺桌可容納 50 桌,婚禮當天我們實開 36 桌,紅毯兩側還算寬敞,敬酒時覺得桌椅的間距控制的不錯,不會太擁擠。

排桌部分,主桌和禮金桌後方兩側較空曠,但也符合我們的需求!

主桌周圍剛好讓主持人和新人、雙方父母有較大的空間可以走動,要走上舞台時也不會有障礙物,更不用擔心婚紗裙襬被賓客踩到。

禮金桌後方的空曠處可以放置婚禮道具、女方喜餅和婚禮小物。

婚禮當天臨時有熱心親友當婚錄,他帶的大量攝影器材與燈具也還有空間架設。

唯一的問題來了!排座位時,因為總鋪師團隊是婚宴當天設桌,考慮到動線、生魚片現切台位置、禮金桌和婚佈位置、活動中心備用桌椅(多餘的桌椅都放在角落),所以實際排桌和我畫的示意圖不同,一度造成現場混亂。

建議新人在婚禮前務必和活動中心與辦桌團隊詢問排桌位置,若無法確定,可以將賓客名單與對應桌號詳細列出來(賓客的姓名與綽號都寫,讓帶位的親友清楚明白)。

當排桌有變動時,帶位人員在桌數不變的情況下,還是可以將賓客帶到相對應的桌號上喔!

預先排桌很重要!桌椅間務必留適當距離。

 

 場地格局與便利設施

關於場地格局,其實我沒有遇到太大問題。

當初挑選龍山社區活動中心時,公婆就很中意場地沒有樑柱、視野開闊。進場動線是筆直的,穩穩地走就會到主桌。

舉辦婚宴後,我建議大家盡量選擇沒有過多樑柱的場地,如此賓客才可以全程參與婚禮,我們也不會漏掉任何一位賓客。

拍照時由於沒有樑柱遮擋,光線充足,拍照效果會更好喔!

便利設施的部分則讓我們有點頭痛,婚禮前幾天我們打電話給活動中心再度確認所有設施,對方突然告知廁所衛生紙要自備,我們才知道活動中心不提供廁所衛生紙給賓客使用,這點也分享給讀者。

另外因為新娘休息室沒有獨立洗手間,必須跟賓客共用廁所,若新人酒水喝比較多,中途想去廁所,就必須穿越大門口,雖然賓客背對大門,但還是有可能目擊。

建議新娘要帶一套開扣式襯衫+短褲(或開釦式洋裝)、拖鞋,在二進前換禮服時,抓緊時間去廁所一趟。

若在送客前才去廁所,有較大的機率遇到吃飽喝足的賓客,廁所排隊的人會比較多喔!

 

因為紅毯兩側距離足夠,不怕賓客踩到禮服與頭紗

 

場地夠大,婚佈背板擺放空間足夠。但訂做背板時要注意高度喔!

 

 交通與停車注意事項

龍山社區活動中心附近有大東夜市,夜市用地偶爾也會做為農會市集使用。

我們結婚那天也有農產品市集,原本很擔心停車位會很少,但市集大約下午 4 至 5 點就結束,順利錯開。

我們發喜帖時,有跟朋友強調附近停車位不好找,所以在晚宴前一小時約 5 點左右,已經有很多賓客到場,實際上遲到的賓客不多。

據事後了解,龍山社區活動中心旁的公園周圍停車格還算多,加上有很多賓客騎機車來,雖然晚宴時段車流較多,但因為許多賓客提早來,有效分散車潮。

再次提醒新人在選定婚宴會場時,務必考慮周圍有無宮廟或大型活動場地,也查詢一下場地周圍的道路是否常在假日辦活動,或是為上下班車流主要幹道。

婚禮前有空的話,隨機找兩個假日去婚宴會場附近了解車流量多寡,發喜帖時提醒賓客早到,婚禮流程就會更順暢喔!

 

 音響與投影、燈光設備

事前我最擔心的音響設備和投影設備果然都出了問題!幸好我們厲害的主持人Nina Tsai臨危不亂,在開場前一小時順利解決。

首先是投影設備,婚禮前我們去二度場勘,順便帶音樂和婚禮影片測試,才發現活動中心所提供的影片傳輸接頭為舊款 HDMI 接頭,和現在的筆電不相容!!!

幸好 Nina 的音控助理有相符的傳輸線,婚宴當天才能順利撥放影片。

音響設備則差點讓所有人嚇出一身冷汗!婚禮當天下午 4 點多抵達活動中心沒多久,新秘正在為我補妝時,突然傳來消息說音樂無法播放,傳輸線可能有問題,完全沒聲音。

原本活動中心人員說假日廠商無法過來處理,後來在主持人 Nina 的堅持下總算找到廠商來維修,後續音樂也順利撥放!

建議大家在婚禮前幾天務必和活動中心再度確認所有設備狀態,並做二度測試。

有任何問題都要提出,才不用擔心開天窗。

 

 大家最想知道的新娘休息室解密!

新娘休息室也是我事前很擔心的部分,因為活動中心的新娘休息室與辦公室共用,空間狹小、隱密性不夠之外,光源也不足。

實際使用發現,活動中心的燈光為一般白光日光燈,因為從頭頂照射,化妝時光線不足,建議新秘自備環形燈或是手電筒加強照明。

鏡子則由活動中心提供簡易全身鏡,要找牆壁立起來。梳畫前新秘四處找合適的角度,既要有足夠的光源,也要有空間擺化妝箱。

禮服掛在辦公室內的架子上,由於背景雜亂,也有活動中心人員在辦公室內,婚攝完全沒辦法幫我們拍照紀念,最後只能放棄。

婚禮前務必提醒新秘多準備鏡子、加強光源,當天才不會手忙腳亂。

新娘休息室可能是活動中心辦公室,場地較小,沒什麼可用空間,很考驗事前準備與場勘。建議盡量預先提供照片,讓新秘提前準備。

 

 其他補充項目

婚禮當天,因為下午發生活動中心音樂播放問題,再加上排桌時桌位變動,正在梳畫的我也沒辦法出去處理,因此現場一度有點混亂。

幸好女方親友們,自發性在 5點左右開始安排發送喜餅人員、發送婚禮小物人員、禮金桌收禮人員,大家各就各位,主持人與婚佈人員也很熱情從旁協助,後續很順利進行。

不過男方那邊就出了一點小狀況,臨近5點半時收禮金人員因塞車還沒抵達,造成賓客已準備入場但沒人收紅包的窘境。

由於事前沒安排預備人員,現場有點尷尬,大家乾站在那邊。

這時我臨機一動,請伴郎在禮金人員抵達前先支援收禮金,男方賓客才順利進場。

 

活動中心不像餐廳或飯店提供婚禮管家與工作人員支援,建議婚禮當天務必要預留2位工作人員機動支援,而且預備人員最好能住在婚宴會場附近,降低遲到可能。

萬一婚宴上正式工作人員有任何突發情況,才有辦法應付喔!

另外,若有請婚攝與婚錄,請新人們(尤其是新娘)要做好心理準備,實際作品一定沒辦法拍的像在大飯店或婚宴會館那樣很浪漫唯美。

活動中心天花板較低,燈光都以日光燈居多,許多硬體設備很難改變。更何況全台灣的活動中心興建時間都是十幾年前甚至是二三十年前。

只能請攝影師拍攝時儘量以人為主,後製時稍作美化調光彌補不足。

 

 工作人員小叮嚀

在活動中心辦婚宴的新人們千萬要記得,除了新人的親友們,婚禮的最佳小幫手其實是所有的婚禮廠商!

因為婚禮廠商們有豐富的婚禮經驗,若婚宴上遇到突發狀況無法應對時,請立刻向廠商們求援,!

雖然這不在他們的服務範圍內,但相信他們多少能提供專業的建議!(若真的無法協助,也不可勉強廠商)

以我為例,因為活動中心大門較小,一進時我剛走了2步,頭紗就被大門的地上門栓零件勾住,雖然第一時間立刻停下來沒造成破損,但也無法回頭自行解開!

就在這關鍵時刻,一直緊盯著我進場的婚佈廠商成奕婚旅的老闆娘與新秘小瑜與協助造型師一個箭步衝出來幫我處理,讓我們能順利前進,真的非常感謝他們!

另外,活動中心的硬體設施與軟體服務,往往無法兼顧所有廠商,因此新人要主動詢問需求。

例如中餐與晚餐、茶水的提供、交通往返(停車位提供)、適合工作的空間(新秘梳畫的場地、住家附近能提供婚攝與婚錄停車的地方、婚佈或其他廠商方便下貨的位置等等)。

餐點部分,我建議盡量讓廠商吃便當、速食、水餃、一口壽司(爭鮮之類,不可含生魚片。)等易入口的食物。

切忌提供湯湯水水、容易變質、變硬結塊(例如麵類)的餐點。

若住家或活動中心附近較少假日外送的小吃店,那提前一天買好麵包餐盒也是不錯的選擇!

可以的話,詢問一下各廠商工作人員有無過敏的食物比較安全,瓶裝水也要記得提供(盡量不要買飲料,每個人喜好的糖冰量不同,或是可以事先詢問先點好)。

 

 遊民出入與協助打包分享

婚宴後隔天,朋友們除了告訴我菜色很好吃之外,也告訴我當天婚宴尾聲時,許多人帶著塑膠袋進場打包菜色。

有些長輩們以為是不認識的其他桌賓客,但朋友們觀察到那些人是從活動中心側門進出,從穿著和行動上推測是公園附近的遊民。

在此也建議在活動中心舉辦婚宴的新人們,活動中心的出入口較多,四周出入人員較複雜,遊民們也知道周末假日常舉辦婚宴,會特別在四周徘徊。

若有賓客需要打包,可以提醒他們在婚宴接近尾聲時先行處理。如果不需要打包的話,食物留給有需求的遊民吃也比較不浪費喔!

活動中心入口較多,婚宴舉辦時側門也開放

 

活動中心入口較多,要注意出入人員

 

 

以上,是我在活動中心辦婚宴的超真實心得!

還沒決定是否要在活動中心辦婚宴的新人們,建議先看前篇「婚禮專業|在活動中心辦婚宴!一定要知道的五件事」,仔細評估並和家人討論後,再想想是否能克服本篇提出的許多問題。

說實在,活動中心婚禮有其優點,菜色好、場地便宜、新人的負擔會較小。不過,活動中心不比飯店與婚宴婚館專業與方便,工作人員能給予的協助真的很有限。此外,便利設施較少、新娘休息室不夠漂亮,沒有婚宴小幫手與婚禮管家,多半需要場地布置,因此許多事情都需要親友幫忙。

如果堅持要辦在活動中心,務必盡量找齊有經驗的外援,也盡早讓廠商、親友都知道現場的軟硬體限制。相信如果有足夠的人手協助、新人的籌備期也夠長,只要大家一起克服上述問題,你們的活動中心婚宴也會非常順利成功喔!

 


製圖軟體:Canva、VSCO

本文非邀約寫作,絕無任何利益交換


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