婚禮專業|在活動中心辦婚宴!一定要知道的五件事

 

在決定婚禮日期後,新人們最煩惱的項目絕對是新秘挑選、婚宴場地與婚紗照。

本篇先來分享小資族如何挑選婚宴場地!

 

目前台灣的婚宴場地大致分為:

  1. 飯店
  2. 餐廳(如婚宴會館、大型中式館子等)
  3. 戶外場地
  4. 活動中心(學校禮堂、社區活動中心等)

 

如以便利考量,飯店和餐廳基本上都配有專業婚顧、秘書或是訂席人員,絕對優於一切都需要自己籌備的戶外場地和活動中心。不過,若考量到菜色澎拜程度,同等價位來說外燴多半優於飯店。

想要請外燴團隊,則能選擇的場地多為活動中心跟學校禮堂(少數婚宴會館可出租場地),除了要自己場勘、新人也需反覆與外燴團隊確認。

優點是花費較少,缺點當然就是比較耗費心力時間。

因此,如果婚期較趕,或喜歡飯店、餐廳提供的佈置與服務,戶外場地與活動中心就不宜列入選擇。

 

如果像我一樣,考量預算與菜色以後,決定在活動中心辦婚宴,那選場地時請好好考量以下幾點:

  1. 容納桌數
  2. 場地格局與便利設施
  3. 交通與停車
  4. 音響與投影、燈光設備
  5. 新娘休息室

 


 

容納桌數

 

賓客人數大約預估後,要找場地「最多容納桌數」能比預估桌數再多 5 至 10 桌比較保險,避免因為計算的過於精準導致爆桌的慘況發生。

尤其遇到新人和父母急著找場地,匆促計算、漏掉重要賓客,或是長輩親友、多年沒聯絡的朋友突然要來等等情況,爆桌會很無助。

另外也別忘了算進親友們的小孩,大約 2 歲以上即佔位喔!

 

桌數部分,目前常見的賓客桌圓桌尺寸為4尺、4尺半和5尺,主桌則是6尺居多,賓客桌視尺寸可坐人數約是 8 至 12 位,主桌則是 10 至 14 位。

在計算人數與桌數時,務必詳細了解活動中心或外燴廠商提供的圓桌尺寸為何。與場地承辦窗口聯繫時,也要問清楚他們所提供的容納桌數一桌可坐幾人、甚至到場察看座位安排會否太擁擠,避免雙方計算有落差產生爭議。

 

小提醒:

我在尋找場地時,上網爬過十幾篇文章,也看過許多攝影師在活動中心拍攝的婚宴作品。

建議容納人數務必比預估賓客數至少要多7桌,不只為了爆桌問題,也是考量到場地越大、活動空間就越多。桌距可以寬一點方便親友走動,敬酒時新人與雙方父母可以更從容,婚攝與婚錄也不需要在夾縫中求生存。

再加上近幾年流行的婚禮背板、禮金桌、Candy Bar 等佈置都需要空間,新人們選擇場地時務必注意。

 


 

場地格局與便利設施

 

婚宴場地的格局很重要!

個人建議格局首選「方正+挑高」,主要考量為減少視野不良區和低矮樓板的壓迫感。

有參加過婚宴應該都知道,辦活動最怕場地不規則、梁柱過多,賓客看不到舞台跟新人進場,不只錯過重要時刻,更降低了賓客參與感喔!

 

部分照片取自台南市「里社區活動中心網站

 

 

台南市多數活動中心興建已久,我隨機查了 10 多間活動中心,大約都落在 1970 ~ 1988 年竣工,距今已有 30 至 50 年歷史。

早期房子的樓板高度偏低,場地也較為老舊,在尋覓婚宴場地的過程中,可以先確認興建日期、是否翻修過,先過濾掉一些設備可能較差的場地。

接著,則要注意以下幾個問題:

  • 若遇到天候不佳如颱風、梅雨季會不會有漏水問題?
  • 婚宴場地若在二樓或三樓,有無設置電梯方便長輩或行動不便者搭乘。
  • 洗手間的數量也很重要!畢竟若賓客因洗手間數量過少而大排長龍,不只畫面不好看,帶幼童的家長也會很困擾。
  • 若長輩出席人數較多,請務必留意是否有無障礙空間規劃(包含廁所)。
  • 事前須先與外燴團隊或活動中心確認有無提供兒童椅跟兒童餐具。

 

另外還有一點很重要,那就是新人進場的動線

場勘時我去了某間活動中心,新人從進場到舞台的動線為 L 型走法。考量到白紗拖尾行走不易,也怕進場時間過久,因此就算格局方正挑高,最後也忍痛放棄。

 

建議新人場勘時試走看看,想像一下紅地毯的鋪設位置,以及休息室、廁所與宴客會場的步行距離,這些都會影響婚禮流程。

 


 

交通與停車

 

除了考量新人兩家與婚宴場地的交通距離之外,也要注意婚宴場地周圍的馬路寬度、車流量和停車格數、婚宴場地附近有無明顯的路標、指示牌等資訊。

新人兩家的親友若非該縣市居民,也務必在場勘後畫上詳細地圖、做個貼心的主人。

 

舉例來說,目前台南市內每一區都有很多間里社區活動中心,但部分活動中心可能位在巷弄內,或是周邊道路為單行道、附近若有宮廟、學校、百貨,假日可能會辦活動導致車流較大等等。

新人們就算找到了容納桌數符合理想的活動中心,也別貿然下訂,在評估時務必將周圍環境都考量一遍!

若婚宴場地附近有收費停車場,建議也可以先了解收費方式,標註在喜帖小地圖上,並在婚禮前幾天提醒賓客提早出發。

 


 

音響與投影、燈光設備

 

若有請婚禮主持人,通常主持人都會提醒新人場地務必確認,投影機是否能使用?音響設備是否老舊?音響會不會破音導致婚禮當日音樂撥放出錯?

建議新人在場勘時順便試試音響和投影設備,若音響音質很差或投影撥放不順,就盡快租借設備。

 

近幾年流行樂團表演,若主持人自帶樂團或音控人員,也可以考慮選擇「主持+樂團」或是「主持+音控」方案,讓專業人員與設備為婚禮錦上添花。

燈光設備也需要留意,前面提過活動中心可能竣工年代已久,設備上多少會較為老舊,尤其燈管或LED燈都有使用年限,建議在婚禮前 3 ~ 7 天做最後確認。

如果場地部分照明有問題,都還來得及補救或更換燈管。

 

婚宴前一天若為平日或場地無人租借,也建議晚上再到活動中心做最後確認跟彩排,確保一切都能如期進行。

 


 

新娘休息室

 

新娘休息室是新人們在場勘時最容易忽略、但卻一定要親自看過的大重點!

 

活動中心附設的新娘休息室,通常較飯店更為簡陋,可能只是個小房間、甚至跟職員辦公室共用。

因此,不一定會有鏡子或足夠的椅子、明亮的光線,場勘時務必注意。

 

如果確定需要自備延長線和燈具,要提前跟新秘說,避免化妝或是使用捲髮器時不順手。

如果新娘休息室跟職員共用,也一定要問清楚職員能否在梳化期間迴避。同時更需注意隱密性,避免更衣時春光外洩。

 

 

新娘休息室的位置也很重要,若沒有獨立洗手間,就要看看洗手間是否需要穿越眾多賓客,或是其他樓層有洗手間提供使用。

 

活動中心不比飯店跟餐廳方便,對於新娘來說,有好的換裝空間是最重要的!

場勘時請務必仔細確認,以免現場才發現問題一堆。

 


 

以上,是我在尋找活動中心作為婚宴場地時,留意到的幾點須知。

建議新人們,尋找場地要多留點時間,決定場地時則不要太著急,一定要謹慎評估後再下訂,有任何問題盡量提出。

事前瞭解的越多,婚禮的進行就會更順利,也不怕突發狀況喔!

 

蒐集資料的過程中,我發現台南市民政局的「里社區活動中心網站」做得特別好,新人們可以透過網站上豐富的資訊與圖片了解哪一個活動中心適合自己,不用到各區親自拜訪。

(其他縣市的網站我沒有特別搜尋,若是台南市的新人們就很推薦利用民政局的網站做初步評估!)

 

 

點選活動中心名稱,就能看到更多場地照片與資訊。

從中選定適合的地點後,建議先電話諮詢活動中心管理人員,約定時間拜訪,至少一次場勘後再決定是否簽約。

 

只要照著本文提到的幾個方向仔細確認,大概幾天的時間就可以訂下場地了!

下篇會分享實際在活動中心辦婚宴的超真實心得,還在考慮的新人們一定要看喔!

里社區活動中心官網請點此:http://tnda.tainan.gov.tw/acthouse/actcenter.asp

 


製圖軟體:Canva

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