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婚宴心得|婚禮總招待、接待(婚顧、婚企)要做什麼?總招事前準備與婚禮當天經驗分享

一場完美的婚禮,除了新人之外,也需要總招(總召)、禮金人員等親友工作人員支援!其中「總招待」可說是婚宴的關鍵人物,不僅負責迎賓帶位、和親友溝通、協助決定開席時間,更要隨時掌握婚禮節奏,擔任新人與婚禮廠商、婚宴會館的溝通橋樑,處理各種突發狀況。

94sis 婚禮好姊妹整理出婚禮總招待與接待人員的任務內容、可能會遇到的婚宴接待問題,並貼心列出總招待可能遇到的各種狀況,例如賓客醉酒、喜餅發不夠等緊急事件。建議新人們先列出處理流程,提供解決的 SOP,才能幫助總招與工作人員冷靜應對、避免手忙腳亂。

一、婚禮總招待(總招)要做什麼事?

  • 協助新人與廠商溝通
  • 掌握婚禮流程,確保進行順利
  • 和招待們一起帶位,並安排賓客入座,減少空位,適當調配座位
  • 事先將婚宴中要用到的二進或抽獎道具交給主持人
  • 確認婚佈、Candy bar 與各專業廠商就定位
  • 帶餐點給新娘,注意新人有無臨時需求。
  • 和場地廠商確認桌數,並核對素食賓客人數
  • 幫新人交尾款給婚禮廠商和工作人員

婚禮總招待一般在婚宴開桌前比較忙,賓客到場前,最好也能找新人確認一下現場是否與預期一致(或是事前先溝通好期望,由總招協助確認)。

不過,忙完上述事項後,總招就能安心坐下來參與婚禮。惟須注意,在二進與送客前,最好撥個時間和新人再次確認是否有遺漏事項。

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二、誰適合擔任總招待?

常見的婚禮總招待人選以新人的直系兄弟姊妹為主,若新人為獨生子女,那旁系血親(表或堂兄弟姊妹),或是新人的好朋友也是很棒的選擇!

注意盡量不要讓父母或長輩擔任總招待,婚宴當天長輩們要招呼親友、彩排入場,若再派任務給他們會忙不過來唷!

適合擔任總招待的人格特質如下:

  • 反應迅速,能靈活應對突發狀況
  • 注重細節,完美達成新人交代任務
  • 處事圓融,能應付醉酒賓客
  • 口才敏捷、能言善道,不怕接待賓客
  • 準時且負責;婚禮無法重來,有時間觀念才不怕耽誤重要時刻。

如果可以,建議找已婚或有總招經驗的親友擔任這個工作。有婚禮、婚宴經驗的親朋好友,比較了解當天會發生的狀況,對於一般婚宴流程也大多心裡有底。

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三、總招與工作人員必讀的事前準備

若總招待在婚禮當天才看流程表,可能會因為事情太多而手忙腳亂,建議在婚禮前先熟悉婚禮流程,和新人核對賓客名單與各種道具上場時機,以下是 Natalie 覺得可以先瞭解的項目:

  • 婚禮前 3 天先了解婚禮詳細流程,再寫一份簡易流程
  • 婚禮道具數量確認
  • 建立暢通的溝通管道,拿到婚企、小管家的聯繫方式
  • 除了新人,總招待也要有全部廠商的聯絡方式(手機號碼或 LINE)
  • 婚禮當天一到現場,先認識男女方所有接待,若有名牌胸花立即戴上
  • 讓所有的招待都拿到賓客名單,清楚了解座位安排,尤其是男女方合請,不要帶錯方向、坐錯桌。
  • 指派小幫手跟著新娘,若有突發狀況(例如妝髮延遲)可互相聯絡。
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總招務必於婚禮前仔細與新人溝通需求,確認各種突發狀況的處理方法、現場決策人員的配置,比如是由婚企決定開席時間嗎?是否由指定長輩決定額外開酒水?這些問題如能先行溝通,能大大減少現場的混亂無措。

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四、婚禮接待人員要做什麼事?

接待人員和收禮金人員互相配合,在確實登錄禮金簿名單後,接待人員要確認賓客姓名與人數,帶領賓客至指定桌位。

若新人在婚宴會場備有 Candy bar 、拍貼機、魔術表演、折氣球、冰淇淋機等特殊項目,也可以在帶位途中和賓客仔細講解並鼓勵參與喔!

預計開桌的前 10 分鐘,接待人員要到場內巡視,查看是否有賓客尚未到場,並觀察場內情況;如果不到七成賓客入座,要盡快向總招待與主持人回報,讓他們判斷是否要稍微延後開席時間。

如遇賓客反應任何問題,接待要即時傳達給總招待處理,例如素食桌、兒童椅與兒童餐具需求、茶水翻倒、酒類短缺、賓客受傷等等。總之,工作人員最重要的就是反應迅速,盡快處理突發狀況。

當然,好的工作人員也有賴新人事前詳細溝通,建議婚禮前一週先行處理流程大綱,並一一電話聯繫、與親友溝通需求。

特別是收禮金人員,登記與計算的速度、細心程度相當重要。如果可以,盡量安排有經驗的親友擔任工作人員。

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五、婚宴可能出現的突發狀況

  • 找不到東西:注意婚佈區是否擺放完整,例如放大照、道具;抽獎道具和二進小物也要先放在主持人與新人身邊。
  • 桌位臨時變更:臨時有賓客不請自來或多帶小孩、名單有遺漏,總招要能隨機應變,安排到適當位置或果斷開預備桌、安撫賓客。
  • 喜餅發不夠:若遇到喜餅發不夠,要迅速紀錄賓客的姓名、電話、收件地址,承諾會事後補寄並代新人致歉。
  • 特定地區被占用:比較常遇到賓客在婚宴背板前一直拍照,占用太長時間;小禮物區被孩童霸佔一直玩、賓客大量上傳生活照到拍貼機列印等等,總招待要適時出面制止。
  • 喝醉酒:婚宴難免遇到賓客酒醉,總招待要在即將散場時連絡代駕,或詢問賓客是否代叫計程車。如有遇到喝醉鬧事的客人,可帶至隱密處讓賓客休息,不影響婚宴流程。
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婚禮當天,新娘忙著換裝梳化,新郎與家長們也要接待重要賓客,此時最重要的工作人員當屬婚禮總招待,以及事前溝通良好、準備充足的接待人員了!若新人能挑選出合適的人選擔任總招待,不只能迅速解決廠商與賓客的各種問題,也能讓婚宴順利進行,完美婚禮不再是夢想喔!

Natalie Chen

百貨知名品牌資深櫃姐, 2019年活動中心婚禮已完美落幕。 目前為部落格主筆作者,喜愛旅遊、美妝、探店介紹;電繪水彩人像、寵物插畫年底開放接案。

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